Opinión

Transparencia, Protección de Datos Personales y Archivos: Trinomio de la democracia moderna / Arcana Imperii

Dentro la administración pública es fundamental el correcto control de

los archivos, desde la organización, clasificación y manejo de documentos,

partiendo de la Unidad Central de Correspondencia, el Archivo de Trámite, Concentración e Histórico, sólo así tendremos acceso a la información.

Arturo E. Rojas

 

Estimados Amigos Invisibles, el pasado viernes 15 de junio del año en curso se publicó en el Diario Oficial de la Federación la Ley General de Archivos, con ello se cierra el Trinomio de la Democracia en nuestro país, y se ejercerá por fin el ciclo: Transparencia, Protección de Datos Personales y Archivos.

Recuerde Usted que, la Transparencia es una cualidad que permite al ciudadano contar con información clara y precisa sobre algo o alguien, con ello permite elevar su capacidad de comprensión, vigilancia y comunicación. La transparencia no es otra cosa que la práctica de colocar la información de cada uno de los órdenes de gobierno y poderes del Estado en la “vitrina pública, es decir, que tengan un portal de transparencia para que los ciudadanos interesados puedan consultar, revisar y analizar dicha información, y en su caso, utilizar dicha información como mecanismo de sanción en caso de que existan anomalías”.

La transparencia de la información debe contar con atributos que van más allá del simple hecho de publicar documentos y datos existentes como son:

  • Información de calidad -veraz, clara y oportuna-
  • Información congruente -permite que la información sea comparable con otra información relacionada-
  • De fácil acceso, comprensiva, relevante y confiable.

Por otro lado, los Datos Personales es toda información relativa a tu persona que te identifican y te hacen identificable. Es la información que nos describe, que nos da identidad, nos caracteriza y diferencia de otros individuos.

Los datos personales son necesarios para que una persona pueda convivir en sociedad. A menudo facilitamos nuestros datos personales, por ejemplo: para abrir una cuenta bancaria, para solicitar una tarjeta de crédito, inscribirnos en un curso, solicitar una cita médica, cumplir una obligación fiscal, etcétera.

Son datos que precisan aspectos relativos a nuestra persona, como pueden ser: nombre, edad, domicilio, correo electrónico personal, trayectoria profesional y laboral, entre otros.

Precisamente este tipo de información la proporcionamos con regularidad, incluso a veces sin percatarnos de ello, entregamos nuestros datos personales al realizar un trámite, o para obtener un servicio o beneficio, al buscar trabajo, etc.

Que debemos de saber a cerca de la Protección de Datos Personales.

 

¿Qué es un Dato Personal?

 

 

Es cualquier información relacionada contigo: tu nombre, número telefónico, domicilio, fotografía, huellas dactilares, firma, RFC, CURP, fecha de nacimiento, edad, nacionalidad, dirección de correo electrónico, estado civil, cuentas bancarias, ingresos, cédula profesional, estado de salud, ADN y cualquier otro que pueda identificarte. También son datos personales sensibles tu religión, preferencia sexual, ideología u origen étnico, entre otros

En cambio, la Ley General de Archivos pretende establecer mecanismos para la organización y conservación, administración y preservación homogénea de los archivos en posesión de cualquier autoridad, entidad, órgano y organismo de los tres poderes de la Unión, órganos autónomos, partidos políticos, fideicomisos y fondos públicos.

Esta Ley busca entre otras cosas que:

  1. Que los sujetos obligados se regirán por los principios de conservación, procedencia, integridad, disponibilidad y accesibilidad;
  2. Que la información contenida en los documentos de archivo producidos, obtenidos, adquiridos, transformados o en posesión de los sujetos obligados será pública y accesible a cualquier persona, siempre en consideración de la norma en términos de transparencia y acceso a la información y de protección de datos personales; y, el Estado deberá garantizar la organización, conservación y preservación de los archivos con el objeto de respetar el derecho a la verdad y acceso a la información contenida en los archivos;
  3. Puntualizar que los sujetos obligados deben contar con instrumentos de control y consulta archivísticos, al menos con un cuadro general de clasificación, un catálogo de disposición documental e inventarios documentales;
  4. Especificar el procedimiento de entrega y recepción de archivos por parte de los servidores públicos;
  5. Precisar que el Sistema Institucional de Archivos será el conjunto de registros, procesos, procedimientos, criterios, estructuras, herramientas y funciones que desarrolla cada sujeto obligado y sustenta la actividad archivística, de conformidad con los procesos de gestión documental;

Con este Trinomio el ciudadano podrá, por un lado, tener la información de los sujetos obligados a la mano, es decir, en sus portales electrónicos de las instituciones deberán poner en esa vitrina la información que exige la Ley General en materia de transparencia, las 48 obligaciones comunes más las específicas por cada sujeto obligado. Por otro lado, el ciudadano de a pie podrá proteger con mayor rigor sus datos personales y con ello ejercer los derechos ARCO (Acceso, Rectificación, Cancelación y Oposición de sus datos). Y, por último, podrá solicitar la documentación a las instituciones a través de los Archivos, ahora las instituciones estarán obligadas a documentar la información y generar archivos, luego entonces, cada vez las instituciones estarán más acotadas para ejercer los recursos y a la vez, informar al ciudadano del manejo de estos recursos.

Recuerde también que, los titulares de las Unidades de Transparencia que en nuestro Estado apenas se están involucrando y aprendiendo la Ley General y Local en materia de Transparencia, tendrán que aprender y conocer la Ley General y Local en materia de Protección de Datos Personales, y por si eso no fuera poco, tendrán que conocer y aplicar la Ley General y como dicen las películas cuando se van a estrenar (coming soon) próximamente, la LXIV Legislatura Local tendrá 365 largos días para diseñar, proponer y aprobar la Ley Local en materia de Archivos.

En otras palabras, el titular de la Unidad de Transparencia, llevará y aplicará los temas en materia de Transparencia, Protección de Datos Personales y Archivos.

Los ciudadanos debemos estar preparados para exigir a través del Derecho de Acceso a la Información estos tres temas, pero, sobre todo, el Órgano Garante tendrá triple trabajo de capacitación en estas materias para que los sujetos obligados puedan interpretar y aplicar bien estas leyes, y también, capacitación a los ciudadanos para que podamos exigir información de estas materias a las instituciones.

Los ciudadanos tendremos en nuestras manos las herramientas para exigir información en estas tres materias, exijamos más, dejemos la pasividad, y participemos más en los asuntos públicos que nos compete a todas y todos.

Conozca estas tres Leyes Generales, relaciónelas con las Leyes Locales y exija, es su derecho.

P.D. El pasado 9 de junio se celebró el Día Internacional de los Archivos. A menudo confundidos con las bibliotecas, los archivos siguen siendo considerados como documentos para uso interno solamente, son de difícil acceso y sólo son de interés para los historiadores. Esta percepción del público y de las organizaciones que producen los archivos no es clara, pero tiene un impacto en los recursos humanos y financieros que los responsables y administradores asignan al archivado de su organización o de sus instituciones de archivos. 

Por lo tanto, es esencial recordar que los archivos son documentos creados, recibidos y conservados como una evidencia y como información para una organización o una persona, para responder a obligaciones jurídicas, o a transacciones. Los archivos son los documentos que son conservados por aquellos que los producen, sus sucesores o una institución de archivos que se encarga de ello, debido a su valor jurídico o porque tienen un significado histórico en el largo plazo. 

Se trata de un patrimonio cultural y una fuente de información de primera mano. El patrimonio archivístico representa un testimonio invaluable acerca del desarrollo económico, político, social y cultural de la humanidad. La diversidad de las fuentes de archivos y su formato es considerable. Para asegurar su conservación, es necesario tener un enfoque muy amplio que considere todos los tipos de archivos y los materiales de soporte. No es posible limitarse a un único tipo de archivo, todos merecen atención.

 

[email protected] | @chazito14

 


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Salvador Vázquez

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