Dentro la administración pública es fundamental el correcto control de los archivos, desde la organización, clasificación y manejo de documentos, partiendo de la Unidad Central de Correspondencia, el Archivo de Trámite, Concentración e Histórico, sólo así tendremos acceso a la información.
Arturo E. Rojas
Estimados Amigos invisibles, el día de mañana martes 9 de junio se conmemora el Día Internacional de los Archivos. Desde siempre los archivos han tenido un valor único. “Están conformados por documentos producidos por la actividad humana y como tal, son evidencia única de eventos pasados. Asimismo, aseguran el funcionamiento democrático de las sociedades, la identidad de los individuos y de las comunidades y la defensa de los derechos humanos”.
Mire Usted, con motivo del Congreso Internacional de Archivos -ICA- en Viena, de 2004, más de 2,000 participantes adoptaron una resolución: pedir a las Naciones Unidas crear un Día Internacional de los Archivos.
En noviembre de 2007, el ICA oficializó que sería el 9 de junio la fecha para celebrar el Día Internacional de los Archivos.
¿Por qué ese día?
Porque el 9 de junio de 1948, el Consejo Internacional de Archivos se estableció bajo los auspicios de la UNESCO. Esta elección fue aprobada de inmediato y adoptada por la comunidad archivística internacional.
¿Por qué la importancia de los Archivos?
“Los archivos custodian decisiones, actuaciones y memoria. Los archivos conservan un patrimonio único e irremplazable que se transmite de generación en generación. Los documentos son gestionados en los archivos desde su origen para preservar su valor y su significado. Los documentos son fuentes fiables de información que garantizan la seguridad y la transparencia de las actuaciones administrativas. Juegan un papel esencial en el desarrollo de la sociedad contribuyendo a la constitución y salvaguarda de la memoria individual y colectiva. El libre acceso a los archivos enriquece nuestro conocimiento de la sociedad, promueve la democracia, protege los derechos de los ciudadanos y mejora la calidad de vida.”
A casi un año -15 de junio- de que entró en vigor la Ley General de Archivos, se cierra el Trinomio de la Democracia en nuestro país, Acceso a la Información, Protección de Datos Personales y Archivos. Con la entrada en vigor de esta Ley General, las entidades federativas contarán -tic, tac… el reloj sigue avanzando- con 1 año para armonizar la normatividad en la materia, es decir, Aguascalientes se encuentra en la fecha límite para homologar la Ley de Archivos Estatal. Por consiguiente, el Congreso del Estado tiene este mes para analizar, discutir y aprobar la Ley local en esta materia, pero ¿qué cree? El 30 de junio termina el segundo periodo ordinario de sesiones del segundo año legislativo, luego entonces, lo más probable es que seguiremos sin Ley en nuestro Estado, espero equivocarme.
Recordemos que, la Ley General de Archivos pretende establecer mecanismos para la organización y conservación, administración y preservación homogénea de los archivos en posesión de cualquier autoridad, entidad, órgano y organismo de los tres poderes de la Unión, órganos autónomos, partidos políticos, fideicomisos y fondos públicos.
Una vez que los estados armonicen la legislación en materia de Archivos, cuentan con 6 meses para integrar los Consejos Locales en la materia, en este punto vamos de avanzada, nuestro Estado ya cuenta con este Consejo, -no sabemos quiénes lo integran- pero ya lleva aventajado gran parte del trabajo, sobre todo, porque cuentan con la totalidad de municipios participando en las actividades de este consejo, claro está, no es lo mismo Oaxaca con 570 municipios o Veracruz con 212 municipios que Aguascalientes que solo son 11. Lo primordial es que el Congreso del Estado apruebe la armonización de la Ley en lo que queda de este periodo ordinario, “ya de perdis” el próximo período ordinario de sesiones que comienza en septiembre, pero hay que tener cuidado, no deben hacer “copy page” -que por lo general lo hacen-, porque la Ley General tiene ambigüedades. Sobre todo, quién supervisará y vigilará el cumplimiento de la Ley, este órgano debe ser distinto al Instituto de Transparencia.
Esperemos que ya estén discutiendo o diseñando una propuesta de Ley de Archivos Local que reúna estos requisitos y, con ello, poner en orden los archivos, por lo pronto el Sistema Institucional de Archivos, así como, su integración en todos los sujetos obligados en el Estado. Además, -como ya de todos es sabido- dotar de presupuesto suficiente a cada sujeto obligado para que lleve a cabo la implementación en materia Archivística.
Debemos generar el semillero de profesionales en la materia -es decir, en la actualidad muy pocos estudiantes son los que eligen alguna licenciatura en Archivos o Gestión Documental- pero también, los presupuestos para integrar las áreas de archivos en los sujetos obligados son, en gran parte, factores para el avance en esta materia, es decir, la inversión que debe hacer cada sujeto obligado en la infraestructura, la capacitación del personal especializado en materia archivística, por último y fundamental, la implementación del modelo de gestión documental.
La integración de cada sujeto obligado debe cubrir por lo menos con:
- Áreas normativas: La Coordinación de Archivos y el Comité de transparencia
- Áreas operativas: Oficialía de partes, responsable del Archivo de Trámite, responsable del Archivo de Concentración y responsable del Archivo Histórico.
Recuerde, las Unidades de Transparencia de los sujetos obligados, llevarán las materias de transparencia, acceso a la información, protección de datos personales y ahora lo más probable, la materia archivística. Esta materia coadyuvará a generar “más transparencia”, por ende, el ciudadano contará con mayor información ordenada, organizada y con preservación de documentos llamados Archivos -el deber ser-.
Así como el tema de la Reforma Electoral Estatal es impostergable, el tema de la Ley de Archivos Local es igual de importante, porque debemos cumplir con los plazos y con la integración en su conjunto de las áreas normativas y áreas operativas.
Ya sabe alguien lo tiene que decir. Para no dejar que unos lo hagan y otros lo permitamos.
@chazito14
