- Para elevar la rendición de cuentas los archivos públicos deben realizar planeación estratégica
- Cada unidad administrativa debe apreciar su papel en la cadena de la transparencia
Los archivos públicos son parte importante en la cadena mexicana de transparencia y rendición de cuentas, con la cual colaboran mediante la correcta disposición de información. Óscar Córdova López, coordinador general de Archivos de Nacional Financiera, cuestionó por qué no todos estos órganos gozan de una planeación estratégica: “Lo que necesitamos es una visión muy clara de cómo estamos y una visión muy clara de hacia dónde queremos ir, objetivos, planes estratégicos y metas. Es importante que se manejen indicadores para la medición de los avances, hay que buscar lo cualitativo y lo cuantitativo, llámese eficiencia o eficacia”.
Ningún proyecto, aconsejó durante la XXXVI Reunión Nacional de Archivos, debe arrancar sin un diagnóstico que permita conocer las condiciones del acervo a manejar, así como las herramientas necesarias para elevar la calidad en el acceso ciudadano.
La Ley Federal de Archivos y la Ley de Transparencia no pueden dejar de tomarse en cuenta cuando se piensa en la mejora de las consultas que favorezcan el combate a la corrupción.
Buscar la certificación ISO sería otra de las metas para los archivistas profesionales, quienes abastecen a organismos rectores como la Secretaría de Hacienda y el Instituto Federal de Acceso a la Información Pública y Protección de Datos: “Pero también alimentamos los grandes informes, que es el de gestión, el de autoevaluación, actas de entrega y rendición de cuentas. Lo que se pretende es que se tenga información clara, clasificada, para poder alimentar los informes que se dan hacia afuera, esto le da mucha certeza a la institución”.
En México, mencionó Córdova en la mesa de trabajo, hay proyectos fallidos, pues si bien se llega a una digitalización total del archivo, la organización de los datos no es lo mejor.
El archivista además debe contemplar la importancia de la reingeniería de los procesos de disposición de información, con vistas en la eficiencia y sin violentar las leyes: “Hay que hacerlos únicos: al empezarlos a enlazar podemos delimitar responsabilidades entre las unidades administrativas y hacer expedientes únicos, ese es el gran reto que tenemos (…). Hay muchísimos sistemas en cualquier institución que deben estar controlados, no porque nunca veamos la información, no va a ser clasificada en un cuadro general”.
El funcionario de Nacional Financiera también señaló que los archivos públicos deben cuidar a su talento humano, pues quienes se jubilan o renuncian se marchan con capacidades valiosas, en detrimento de las instituciones y de las sociedades del conocimiento: “Si bien tenemos ahorita el derecho de acceso a la información, a la transparencia y a la focalización de la misma (…) debemos tener la clara visión de cómo se va a ir catalogando y explotado la información para dar atención a los requerimientos de transparencia”.
