Dentro la administración pública es fundamental el correcto control de los archivos, desde la organización, clasificación y manejo de documentos, partiendo de la Unidad Central de Correspondencia, el Archivo de Trámite, Concentración e Histórico, sólo así tendremos acceso a la información.
Arturo E. Rojas –
Estimados Amigos Invisibles, la semana pasada la Comisión de Transparencia y Anticorrupción del H. Congreso del Estado por fin aprobó la Ley de Archivos del Estado de Aguascalientes. Recuerde que, desde el 15 de junio de 2018, entró en vigor la Ley General de Archivos, con la homologación de esta ley, se cierra el Trinomio de la Democracia Moderna en nuestro Estado: Acceso a la Información, Protección de Datos Personales y Archivos. Con la entrada en vigor de la Ley General, las entidades federativas contaron -tic, tac… avanzó el reloj- con 1 año para armonizar la normatividad en la materia, mire usted, tuvo que pasar más de 18 meses para que en nuestro Estado presentarán el proyecto de dictamen de dicha Ley -aún no está aprobada por el Pleno del Congreso- pero por fin, se pusieron las pilas en donde presentaron y aprobaron esta Ley tan importante en Aguascalientes.
No está usted para saberlo, ni yo para contárselo, pero desde siempre los archivos han tenido un valor único. “Están conformados por documentos producidos por la actividad humana y como tal, son evidencia única de eventos pasados. Asimismo, aseguran el funcionamiento democrático de las sociedades, la identidad de los individuos y de las comunidades y la defensa de los derechos humanos”.
¿Por qué la importancia de los Archivos?
“Los archivos custodian decisiones, actuaciones y memoria. Los archivos conservan un patrimonio único e irremplazable que se transmite de generación en generación. Los documentos son gestionados en los archivos desde su origen para preservar su valor y su significado. Los documentos son fuentes fiables de información que garantizan la seguridad y la transparencia de las actuaciones administrativas. Juegan un papel esencial en el desarrollo de la sociedad contribuyendo a la constitución y salvaguarda de la memoria individual y colectiva. El libre acceso a los archivos enriquece nuestro conocimiento de la sociedad, promueve la democracia, protege los derechos de los ciudadanos y mejora la calidad de vida.”
Esta Ley Estatal de Archivos pretende establecer mecanismos para la organización y conservación, administración y preservación homogénea de los archivos en posesión de cualquier autoridad, entidad, órgano y organismo de los tres poderes del Estado, órganos autónomos, partidos políticos, fideicomisos y fondos públicos.
La importancia de esta Ley radica en varios puntos, por ejemplo: la integración de un grupo multidisciplinario por sujeto obligado que deberá estar integrado por un representante de las áreas de: Jurídico, Administración, Planeación y/o mejora continua, Coordinadora de Archivos, Tecnologías de la Información, Unidad de Transparencia, el Órgano Interno de Control y demás áreas administrativas productoras de la documentación. El que llevará la voz cantante en este grupo multidisciplinario será: la Coordinadora de Archivos de cada sujeto obligado.
Sin embargo, a lo que debemos poner atención es a la integración del Sistema Estatal de Archivos, el cual estará integrado por las siguientes instituciones: El Poder Ejecutivo a través de la Secretaría General de Gobierno, quien lo presidirá; la Dirección General de Archivos; la Contraloría del Estado; el Poder Legislativo; el Poder Judicial; los Órganos Constitucionales Autónomos y los municipios -imagine la enorme mesa para sesionar-.
Otro de los puntos relevantes -toda la ley lo es- es que según el artículo 69, la persona que fungirá como titular de la Coordinadora de Archivos de cada sujeto obligado, deberá acreditar contar con conocimientos, habilidades, competencias y experiencia en archivística -por favor, que aparezcan los expertos y mejores perfiles en esta materia para integrar estas áreas-
Por lo anterior, debemos generar el semillero de profesionales en esta materia -es decir, en la actualidad muy pocos estudiantes son los que eligen alguna licenciatura en Archivos o Gestión Documental- además de incluir los presupuestos para integrar las áreas de archivos en los sujetos obligados son, en gran parte, factores para el avance en esta materia, es decir, la inversión que debe hacer cada sujeto obligado en la infraestructura, la capacitación del personal especializado en materia archivística, por último y fundamental, la implementación del modelo de gestión documental.
La integración de cada sujeto obligado debe cubrir por lo menos con:
- Áreas normativas: La Coordinación de Archivos y el Comité de transparencia
- Áreas operativas: Oficialía de partes, responsable del Archivo de Trámite, responsable del Archivo de Concentración y responsable del Archivo Histórico.
Recuerde también que, las Unidades de Transparencia de los sujetos obligados, llevarán las materias de transparencia, acceso a la información, protección de datos personales y ahora la materia archivística. Esta materia coadyuvará a generar “más transparencia”, por ende, el ciudadano contará con mayor información ordenada, organizada y con preservación de documentos llamados Archivos -el deber ser-.
En lo que debemos estar al pendiente es cuando se publique la Ley en el Periódico Oficial del Estado, porque entrará en vigor -a la de ya- al día siguiente de su publicación -es decir, en este segundo periodo ordinario del Congreso del Estado que está por comenzar, para luego, instalar el Consejo Estatal dentro de los 60 días posteriores. Ya para rematar los transitorios señalan que los sujetos obligados contarán con 180 días, es decir, 6 meses para llevar a cabo las adecuaciones reglamentarias necesarias para el cumplimiento de la Ley, así como para implementar su Sistema Institucional de Archivos.
Aplaudo y celebro que por fin esté a unos días de dar a luz a la Ley de Archivos del Estado de Aguascalientes, misma que integrara a la Ley del Notariado del Estado para que informen respecto a la relación de sus archivos.
Le sugiero leer y analizar dicha Ley, que sin duda será de avanzada para la entidad.
Ya sabe, alguien lo tiene que decir. Para no dejar que unos lo hagan y otros lo permitamos.
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