Dentro la administración pública es fundamental el correcto control de los archivos, desde la organización, clasificación y manejo de documentos, partiendo de la Unidad Central de Correspondencia, el Archivo de Trámite, Concentración e Histórico, sólo así tendremos acceso a la información
Arturo E. Rojas
Estimados Amigos invisibles, como le mencioné el pasado mes de febrero de este año sobre la aprobación de la Ley de Archivos del Estado de Aguascalientes, misma que fue publicada en el Periódico Oficial del Estado el primero de marzo. Recuerde que, la Ley General de Archivos, vigente desde el 15 de junio de 2019, dio las herramientas jurídicas para la institucionalización de la tarea de archivos en todos los órdenes de gobierno y para la sociedad en su conjunto.
Tenga presente que, hasta hace pocos años, el sustantivo archivo remitía a cajas abandonadas y polvosas en un sótano, que podían ser olvidadas, tanto en oficinas públicas como privadas o en entidades de cualquier otra índole. Lo que nos debe interesar en este tema en la actualidad es preguntarnos: ¿quién guarda nuestros datos? ¿Cómo los guarda? ¿Cuáles son las obligaciones y cuáles son los derechos respecto al guardado de los datos? ¿Cómo los puedo conseguir y cómo los puedo eliminar? Y un sinfín de preguntas.
Desde siempre los archivos han tenido un valor único. “Están conformados por documentos producidos por la actividad humana y como tal, son evidencia única de eventos pasados. Asimismo, aseguran el funcionamiento democrático de las sociedades, la identidad de los individuos y de las comunidades y la defensa de los derechos humanos”.
¿Por qué la importancia de los Archivos?
“Los archivos custodian decisiones, actuaciones y memoria. Los archivos conservan un patrimonio único e irremplazable que se transmite de generación en generación. Los documentos son gestionados en los archivos desde su origen para preservar su valor y su significado. Los documentos son fuentes fiables de información que garantizan la seguridad y la transparencia de las actuaciones administrativas. Juegan un papel esencial en el desarrollo de la sociedad contribuyendo a la constitución y salvaguarda de la memoria individual y colectiva. El libre acceso a los archivos enriquece nuestro conocimiento de la sociedad, promueve la democracia, protege los derechos de los ciudadanos y mejora la calidad de vida”.
Esta Ley Estatal de Archivos pretende establecer mecanismos para la organización y conservación, administración y preservación homogénea de los archivos en posesión de cualquier autoridad, entidad, órgano y organismo de los tres poderes del Estado, órganos autónomos, partidos políticos, fideicomisos y fondos públicos.
La importancia de esta Ley radica en varios puntos, por ejemplo: la integración de un grupo multidisciplinario por sujeto obligado que deberá estar integrado por un representante de las áreas de: Jurídico, Administración, Planeación y/o mejora continua, Coordinadora de Archivos, Tecnologías de la Información, Unidad de Transparencia, el Órgano Interno de Control y demás áreas administrativas productoras de la documentación. El que llevará la voz cantante en este grupo multidisciplinario será: la Coordinadora de Archivos de cada sujeto obligado.
Sin embargo, a lo que debemos poner atención es a la integración del Sistema Estatal de Archivos, el cual estará integrado por las siguientes instituciones: El Poder ejecutivo a través de la Secretaria General de Gobierno, quien lo presidirá; la Dirección General de Archivos; la Contraloría del Estado; el Poder Legislativo; el Poder Judicial; los Órganos Constitucionales Autónomos y los municipios –imagine la enorme mesa para sesionar–.
Otro de los puntos relevantes –toda la ley lo es– es que según el artículo 69, la persona que fungirá como titular de la Coordinadora de Archivos de cada sujeto obligado, deberá acreditar contar con conocimientos, habilidades, competencias y experiencia en archivística –por favor, que aparezcan los expertos y mejores perfiles en esta materia para integrar estas áreas–.
Por lo anterior, debemos generar el semillero de profesionales en esta materia -es decir, en la actualidad muy pocos estudiantes son los que eligen alguna licenciatura en Archivos o Gestión Documental- además de incluir los presupuestos para integrar las áreas de archivos en los sujetos obligados son, en gran parte, factores para el avance en esta materia, es decir, la inversión que debe hacer cada sujeto obligado en la infraestructura, la capacitación del personal especializado en materia archivística, por último y fundamental, la implementación del modelo de gestión documental.
La integración de cada sujeto obligado debe cubrir por lo menos con:
- Áreas normativas: La Coordinación de Archivos y el Comité de transparencia
- Áreas operativas: Oficialía de partes, responsable del Archivo de Trámite, responsable del Archivo de Concentración y responsable del Archivo Histórico.
Recuerde también que, las Unidades de Transparencia de los sujetos obligados, llevarán las materias de transparencia, acceso a la información, protección de datos personales y ahora la materia archivística. Esta materia coadyuvará a generar “más acceso a la información”, por ende, el ciudadano contará con mayor información ordenada, organizada y con preservación de documentos llamados Archivos -el deber ser-.
Después de todo el breviario cultural de la Ley de Archivos Local, le expongo que, según los transitorios de la Ley, comenzará su vigor a partir del primero de septiembre de 2021. Para luego, pasando 60 días hábiles el Consejo Estatal deberá llevar a cabo su sesión de instalación, es decir, a más tardar el 24 de noviembre del año en curso.
Ahora viene lo interesante para los entes públicos, una vez que entre en vigor la Ley de Archivos Local, contarán con 180 días hábiles -es decir, por ahí de mediados de julio de 2022- para llevar a cabo dos cosas:
- Las adecuaciones reglamentarias necesarias para el cumplimiento de la Ley de Archivos
- Implementar su Sistema Institucional de Archivos
Por todo lo anterior, le comunico que el pasado 15 de junio el INAI llevó a cabo la presentación del Diccionario de Archivos. Este diccionario será un material de apoyo y consulta para la toma de decisiones institucionales, en la medida en que resultará de utilidad para despejar incógnitas, pero además ayudará a los encargados del área de archivos en el alcance de las disposiciones de las normativas de transparencia y archivos.
Como bien lo menciona la coordinadora del Diccionario la doctora Fabiola Navarro: “Los archivos son clave elemental del derecho a la información. Es imposible imaginar el ejercicio de este derecho sin archivos organizados. Los elementos de los archivos son indispensables para lograr el acceso a la información”.
El Diccionario es una obra especializada dirigida al público en general con un lenguaje ciudadano para quien lo lea, pueda entender fácilmente los conceptos, sin tantos tecnicismos. Además, incluye temas de relevancia jurídica, técnica, histórica, operativa, institucional y práctica vinculados a los derechos a los archivos públicos. Puede consultar el diccionario en el siguiente enlace: bit.ly/3iFUtyA.
Le sugiero leer y analizar dicha Ley que sin duda será de avanzada para la entidad, sobre todo el Diccionario para que se vaya familiarizando con los conceptos.
Ya sabe alguien lo tiene que decir. Para no dejar que unos lo hagan y otros lo permitamos.
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