Dentro la administración pública es fundamental el correcto control de los archivos, desde la organización, clasificación y manejo de documentos, partiendo de la Unidad Central de Correspondencia, el Archivo de Trámite, Concentración e Histórico, sólo así tendremos acceso a la información.
Arturo E. Rojas
Estimados Amigos Invisibles, el pasado 8 de junio se conmemoro el Día Internacional de los Archivos, una semana después el 15 de junio entró en vigor la Ley General de Archivos, con ello se cierra el Trinomio de la Democracia en nuestro país, Acceso a la Información, Protección de Datos Personales y Archivos.
Con la entrada en vigor de esta Ley General, las entidades federativas cuentan con un año para armonizar la normatividad en la materia. Ante ello, el Órgano Garante en materia de Transparencia en el estado, organizó un evento titulado “Ley General de Archivos: interpretación, armonización y cumplimiento en materia de Obligaciones de Transparencia”
en el cual participaron la funcionaria Mireya Quintos Martínez del Archivo General de la Nación y el Coordinador de la Comisión de Archivos y Gestión Documental del Sistema Nacional de Transparencia, Comisionado José Guadalupe Luna Hernández.
Recordemos que, la Ley General de Archivos pretende establecer mecanismos para la organización y conservación, administración y preservación homogénea de los archivos en posesión de cualquier autoridad, entidad, órgano y organismo de los tres poderes de la Unión, órganos autónomos, partidos políticos, fideicomisos y fondos públicos.
Una vez que los estados armonicen la legislación en materia de Archivos, cuentan con seis meses para integrar los Consejos Locales en la materia, sin embargo, nuestro estado ya cuenta con este Consejo, -no sabemos quiénes lo integran- pero ya lleva aventajado gran parte del trabajo, sobre todo, porque cuentan con la totalidad de municipios participando en las actividades de este consejo, claro está, no es lo mismo Oaxaca con 570 municipios o Veracruz con 212 municipios que Aguascalientes que sólo son 11. Lo fundamental es que el Congreso del Estado apruebe en el próximo período de sesiones la armonización de la Ley, pero hay que tener cuidado, no deben hacer copy page -que por lo general lo hacen-, porque la Ley General tiene ambigüedades. El trabajo que queda por hacer en nuestro estado es presentar una propuesta de Ley de Archivos Local que reúna estos requisitos (vaya que tendrá mucho trabajo la legislatura local), con el objetivo de poner en orden los archivos de los sujetos obligados en el estado. Lo se debe de prever al momento de aprobar la Ley de Archivos Local, es de que doten del presupuesto suficiente a cada sujeto obligado para que lleve a cabo la implementación en materia Archivística.
Debemos generar el semillero de profesionales en la materia -es decir, en la actualidad muy pocos estudiantes son los que eligen alguna licenciatura en Archivos o Gestión Documental- pero también, los presupuestos para integrar las áreas de archivos en los sujetos obligados son, en gran parte, factores para el avance en esta materia, es decir, la inversión que debe hacer cada sujeto obligado en la infraestructura, la capacitación del personal especializado en materia archivística, por último y fundamental, la implementación del modelo de gestión documental.
Le cuento, cada sujeto obligado debe cubrir por lo menos con:
- Áreas normativas: La Coordinación de Archivos y el Comité de transparencia
- Áreas operativas: Oficialía de partes, Responsable del Archivo de Trámite, Responsable del Archivo de Concentración y Responsable del Archivo Histórico.
Recuerde, las Unidades de Transparencia de los sujetos obligados llevarán las materias de transparencia, acceso a la información, protección de datos personales y ahora archivos y, por si fuera poco, tanto el órgano garante en materia de transparencia y el Sistema Estatal Anticorrupción locales, deben precisar la coordinación para implementar la materia de Archivos.
Recuerde también que, entre más transparencia, más información contará el ciudadano y con una organización y mayor preservación de documentos llamados Archivos, menos solicitudes de información interpondrá, y, por ende, los sujetos obligados tendrán menos respuestas de solicitudes generadas(esa es la idea, aunque las cifras, arrojan que, entre más información, el ciudadano quiere saber cada vez más).
Ya sabe, alguien lo tiene que decir. Para no dejar que unos lo hagan y otros lo permitamos.
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